Soy un hoarder digital

Actualmente, en la era digital comenzamos a hacer cambios en nuestro estilo de vida. Antes era divertido guardar archivos en cajas o en los gaveteros inmensos. Tal vez comprarías un estante donde poner libros y cada vez que encontrabas un tema que te gustaba, lo obtenías y al llegar a tu casa ya habías comprado una versión y ahora tenías dos. Ahora pensamos en la era digital, ese escritorio o pantalla desorganizado con archivos repetidos, fotos duplicadas o tal vez un artículo que te interesa guardado varias veces.

Esta acumulación de información hace que tu escritorio se vea desorganizado y a su vez hace que sea difícil encontrar información importante al momento de estar buscando lo que sabes que guardaste; pero no lo encuentras. Voy a compartir unos consejos para que comencemos a organizar este escritorio digital y, a su vez, buscando esos consejos, puedo comenzar a recoger mi escritorio digital.

Establece una estructura de carpetas

Comencemos por tener que crear carpetas bien definidas para que de este modo comencemos a limpiar los documentos, fotos, videos que son realmente importantes. Por esta razón se crea:

• Categorías principales – en estas carpetas vas a escribir categorías grandes de tu trabajo o vida personal. Por ejemplo: «Proyectos», «Fotos», «Clases de la universidad», etcétera.
• Sub carpetas – dentro de las carpetas principales vas a crear sub carpetas más específicas. Por ejemplo, dentro de proyectos puedes establecer proyecto A, proyecto B, etcétera.
• Nombres descriptivos – utiliza nombres de carpetas y archivos que sean claros y describan para que al momento de buscar sea más sencillo. Por ejemplo: Clase de Mercadeo Básico 2023.

Software de detección de duplicados

Existen numerosas herramientas de software diseñadas para detectar y eliminar archivos que están repetidos. Algunas opciones conocidas son:

• CCleaner – limpia, archivos innecesarios, también identifica duplicados.
• Duplicate Cleaner– esta herramienta encuentra y elimina archivos duplicados
• Gemini2 – es ideal para los usuarios de MAC y escanea, elimina fotos y archivos repetidos.

Nombres consistentes

Me pareció interesante este consejo porque recomienda que, para evitar crear archivos duplicados, crea nombres que sean consistentes, que contengan lo siguiente:

• Fecha y descripción – usa la fecha y una breve descripción en el nombre del archivo. Por ejemplo: «8-agosto-2024_reunión_presentacion_Branding.pptx»
• Versión del archivo – si este archivo tiene varias versiones, entonces incluye el número de versión. Por ejemplo: «Examen_1_v2.docx»

Crea hábito de limpieza

Establece un patrón para revisar y limpiar tu escritorio digital. Aquí algunas sugerencias para hacerlo:

• Diariamente – dedica 5 a 10 minutos al final de cada día para ordenar y eliminar archivos innecesarios de tu escritorio.
• Semanalmente – revisa carpetas y sub carpetas principales para detectar y eliminar duplicados u archivos obsoletos.
• Mensualmente – realiza una limpieza más profunda, revisando todas las áreas del escritorio y realizando copias de seguridad de archivos importantes.

Automatiza donde sea posible

Hoy en día hay varios aliados que puedes usar para mantener limpio u organizado tu escritorio.

• Establece una regla de emails – en la configuración busca dónde establecer que algunos tipos de correos los mueva a una carpeta específica.

Espero que estos consejos te ayuden a mantener tu «desktop» ordenado y libre de información duplicada para que tengas mejor productividad y eficiencia. Al establecer estos consejos, sé que comenzarás a mantener tu escritorio más fácil de buscar y a su vez vas a tener más tiempo para ser mejor profesional. Me gustaría que comentaras qué haces para evitar ser un Hoarder digital. Comparte, comenta y presiona, me gusta para que otras personas puedan contribuir a esta comunidad de mercadeo digital.